Online-Workshop: Effiziente Aufgabenorganisation mit Microsoft 365

Workshop-Inhalte

1. Überblick: Aufgaben-Tools in Microsoft 365

• Outlook-Aufgaben, To Do, Planner: Unterschiede und Einsatzbereiche
• Persönliche vs. Team-Aufgaben: Wann nutze ich was?
• Wie die automatische Synchronisation funktioniert

2. Microsoft To Do als zentrale Aufgabenliste

• Benutzeroberfläche und Grundfunktionen
• Listen erstellen und organisieren
• Die “Mein Tag”-Ansicht für die Tagesplanung
• Fälligkeiten, Prioritäten und Erinnerungen setzen
• Praktische Übung: Eigene Listen anlegen und Aufgaben erstellen

3. Aufgaben aus Outlook erstellen

• E-Mails in Aufgaben umwandeln
• E-Mail-Flags und ihre Synchronisation zu To Do
• Aufgaben direkt in Outlook verwalten
• Praktische Übung: Aus E-Mails Aufgaben erstellen

4. Aufgaben aus Microsoft Teams

• Aufgaben aus Chat-Nachrichten erstellen
• Wie Team-Aufgaben in der persönlichen Liste erscheinen
• Praktische Übung: Aufgabe aus Teams-Nachricht erstellen

5. Microsoft Planner für Teamaufgaben

• Das Kanban-Board-Prinzip verstehen
• Planner-Plan erstellen und strukturieren
• Aufgaben erstellen, zuweisen und verfolgen
• Buckets (Spalten), Beschreibungen, Checklisten, Anhänge
• Integration in Microsoft Teams
• Praktische Übung: Eigenen Planner-Plan aufbauen

6. Das Zusammenspiel: Alle Aufgaben im Blick

• Wie Planner-Aufgaben automatisch in To Do erscheinen
• Wo sehe ich welche Aufgaben?
• Entscheidungsmatrix: Welches Tool für welche Situation?

7. Best Practices für den Arbeitsalltag

• Tägliche Routine: Morgenplanung mit “Mein Tag”
• Wöchentliche Aufgabenübersicht
• Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
• Tipps für effiziente Aufgabenverwaltung

 

Das können Sie nach dem Workshop:

 

Der Workshop ist stark praxisorientiert. Sie sehen alle Funktionen live in den Microsoft 365-Anwendungen und arbeiten während des Workshops aktiv mit. Es gibt keine PowerPoint-Präsentationen, sondern Sie arbeiten direkt in To Do, Outlook und Planner.

Wichtig: Sie benötigen während des Workshops Zugriff auf Ihr Microsoft 365-Konto und sollten bereit sein, aktiv mitzuarbeiten.

Dieser Workshop richtet sich an:

• Office-Mitarbeitende, die ihre Aufgaben strukturiert verwalten möchten
• Assistenzen und Sekretariate, die täglich mit E-Mails und Aufgaben arbeiten
• Projektmitarbeitende, die Team-Aufgaben koordinieren
• Selbstständige und Berater, die Microsoft 365 nutzen
• Alle, die Microsoft 365 (Office 365) im Arbeitsalltag einsetzen und ihre Aufgabenverwaltung verbessern möchten

Voraussetzungen für die erfolgreiche Teilnahme:

• Grundkenntnisse in Microsoft Outlook und Teams
• Aktiver Zugang zu Microsoft 365 (Office 365) mit To Do, Outlook und Planner
• Bereitschaft zur aktiven Mitarbeit während des Workshops