Was ist “Inbox Zero”?
Zero Inbox bedeutet, jede E-Mail nur einmal zu bearbeiten, nur einmal in die “Hand zu nehmen”. Am Ende des Tages hast Du einen leeren Posteingang und trotzdem den Überblick!
Was ist der Vorteil von Inbox Zero?
Es gibt einige Vorteile, die vier wichtigsten sind:
- Du sparst Zeit, weil Du Deine Mails sehr viel schneller abarbeitest
- Du bist konzentrierter und fokussierter bei Deiner eigentlichen Arbeit
- Du hast ein sicheres System, mit dem Du keine Mails mehr übersiehst oder “vergisst”
- Du hast Deine Mails im Griff und nicht Deine Mails Dich.
Prinzipien für einen dauerhaft leeren Posteingang
Grundprinzipien
- Nimm Dir ganz bewußt Zeit für die E-Mail-Bearbeitung und schließe Outlook erst, wenn Dein Posteingang leer ist.
- Dein Posteingang ist nur die erste Station für Deine E-Mails, nur ein Durchgangsort. Hier landen zunächst alle neuen E-Mails. Das ist die einzige Aufgabe des Posteingangs (Inbox). Hier wird nichts aufbewahrt.
- Du fasst jede E-Mail im Posteingang nur 1x an. Dabei entscheidest Du sofort, was mit jeder einzelnen E-Mail geschehen soll – Wie das geht zeige ich Dir in meinem System.
Empfohlene Ordner für Zero Inbox:
- Posteingang Den gibt es sowieso schon 🙂
- Archiv Enthält alle E-Mails, die keine Handlung mehr von Dir verlangen, aber Informationen enthalten, auf die Du später noch einmal zurückgreifen möchtest
- Warten auf E-Mails, die auf Weiterbearbeitung warten, weil noch etwas “getan”, abgeklärt usw. werden muss. Dieser Ordner kann auch durch das Anlegen einer Aufgabe oder einer Kategorisierung in Outlook entfallen.
- Lesen Dieser Ordner enthält die E-Mails, die keiner Aktion bedürfen, die Du aber noch lesen möchtest. z. B. Newsletter oder E-Mails, bei denen Du ins cc gesetzt bist.
- Bearbeiten Mit diesen E-Mails musst Du konkret noch etwas tun.
Tipp:
Wenn Du mehr als ein Postfach (E-Mail-Adresse) hast, dann ist es hilfreich, wenn Du nur einen Ort hast, an dem alle Deine E-Mails landen.